11 Cara Agar Rapat Berjalan Efektif

0 284

Rapat adalah salah satu cara berkomunikasi pada sebuah organisasi. Dalam sebuah perusahaan, rapat juga mempunyai fungsi untuk membantu para manajer dalam menilai dan memonitor kinerja operasional anak buahnya, atau melakukan koordinasi dengan bawahan atau dengan tim lain. Walaupun rapat demikian penting, rapat juga terkadang bisa menjadi kegiatan yang menyita energi dan banyak waktu kita. Ini terjadi jika rapat tidak berjalan secara efektif.

Keberhasilan Sebuah Rapat

Efektivitas dan kunci keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Rapat yang tidak menghasilkan keputusan, merupakan rapat yang tidak didukung dengan perencanaan baik. Lalu bagaimana caranya agar rapat tersebut dapat terselenggara secara efektif dan membuahkan hasil yang baik? Berikut adalah cara agar jalannya rapat dapat berjalan dengan efektif.

  1. Simpulkan apakah memang perlu diadakannya rapat. Ini penting, karena sering kali beberapa permasalahan atau kordinasi dapat diselesaikan hanya melalui diskusi singkat sambil lalu saja. Bila tak ada yang sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dieavaluasi bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu diadakan rapat.
  2. Adanya tujuan atau target rapat. Ini perlu guna membuat rapat berjalan pada koridornya.
  3. Siapkan daftar acara atau agenda. Mintalah seseorang rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar acara rapat secara tertulis. Dalam agenda tersebut cantumkan juga topik yang ingin dibahas dalam rapat ini, seperti nama peserta yang hadir, waktu dan lokasi rapat, dan berbagai hal yang perlu di bawa oleh para peserta.
  4. Mulai dan akhiri rapat tepat pada waktunya. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat sesuai jadwal yang ada. Dengan demikian rekan kerja Anda akan menaruh respek. Jika ada peserta rapat yang terlambat, peserta yang lain tak perlu disuruh menunggu.
  5. Minimalkan jumlah peserta yang akan hadir. Rapat akan lebih efektif jika menghadirkan peserta taklebih dari 6–7 orang. Hasil keputusan akan terasa sulit dicapai jika peserta yang hadir terlalu banyak.
  6. Catatlah proses jalannya rapat. Pastikan semua topik telah dibahas, dan arahkan ke arah pengambilan keputusan. Tetaplah berada pada agenda yang telah direncanakan. Pastikan semuanya dibawah kendali.
  7. Peserta rapat mungkin akan memiliki pandangan yang berbeda mengenai sesuatu hal atau topik. Untuk dapat mengakomodasi kepentingan organisasi, galilah potensi seeluruh peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat jika semua topik didominasi oleh satu-dua orang saja. Rapat harus dapat mengakomodir suara semua peserta rapat.
  8. Kelolalah konflik dengan bijak. Jika rapat cenderung diselingi perdebatan antarsesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang dapat bersikap netral untuk jadi penengah dalam rapat tersebut.
  9. Lakukan Take a break. Kerumitan agenda rapat membuat peserta jenuh atau otak mereka menjadi lelah. Izinkan peserta untuk keluar sebentar, agar sekembalinya mereka dari rehat, rapat dapat dilanjutkan kembali dengan ide-ide yang segar.
  10. Buat kesimpulan hasil pada akhir rapat. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk membuat catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa keputusan yang sudah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang telah disetujui, dan juga beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan itu kepada peserta rapat yang telah hadir.
  11. Evaluasi hasil rapat. Selalu untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah Anda jalani. Ini penting agar Anda dapat mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya pada hari berikutnya. (dhirga)

Get real time updates directly on you device, subscribe now.

Tinggalkan pesanan

Alamat email anda tidak akan dipublikasikan.

Catatan Setelah Formulir Komentar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.