Profesi public relation atau PR menggunakan siaran pers sebagai sarana untuk menyampaikan informasi. Oleh karena itu, saat membuat contoh press release atau siaran pers harus memenuhi aturan baku. Tujuannya yaitu agar informasi bisa tersampaikan dengan baik untuk kebutuhan internal maupun pemasaran.
Tips Menulis Contoh Press Release
Selain menyampaikan informasi, contoh press release produk perusahaan juga bisa Anda gunakan untuk kegiatan branding. Siaran pers merupakan alat ampuh untuk membagikan berita perusahaan. Simak komponen serta tips menulis siaran pers berikut ini:
-
Menemukan Intisari
Hal terpenting saat menyusun siaran pers yaitu memikirkan dan menemukan tema dari informasi yang akan Anda sampaikan pada masyarakat. Tema tersebut nantinya bisa Anda gunakan untuk membuat judul.
-
Membuat Judul yang Menarik
Setelah menyepakati tema yang akan dibahas, selanjutnya pikirkan judul. Judul yang Anda buat harus singkat dan padat. Pikirkan dengan matang karena jumlah karakter dalam judul terbatas. Selain itu, gunakan kalimat aktif karena efek dan kesannya berbeda dan lebih mengena kepada pembaca.
-
Gunakan Teori Piramida Terbalik
Pada bagian awal siaran pers setelah judul utama bisa Anda isi dengan news lead. Pembuat contoh press release harus menggunakan rangkaian kata yang bisa menjelaskan isi dari keseluruhan release tersebut. News lead merupakan ujung tombak dari siaran pers, sehingga lead harus bisa menjelaskan intisarinya.
Sama halnya ketika membuat contoh press release pemerintahan juga memiliki keterbatasan jumlah karakter. Anda perlu menyusunnya secara ringkas dan jelas.
-
Gunakan 5W1H
Walaupun rumusan 5W1H pertama kali diperkenalkan oleh seorang penulis, namun juga bisa Anda gunakan untuk membuat siaran pers. Rumusan ini menjadikan penyusunan siaran pers lebih mudah untuk merumuskan informasi. Urutan penggunaan rumusan ini bebas sesuai dengan penyusunnya.
Selain itu, Anda juga harus menggunakan ejaan yang baik dan benar menurut EYD.
-
Tambahkan Ilustrasi
Agar contoh press release lebih menarik, maka Anda bisa menambahkan ilustrasi. Gunakan foto yang memiliki nilai story telling dalam sebuah informasi. Penggunaan gambar bertujuan untuk meningkatkan rasa keingintahuan pembaca. Gambar secara tidak langsung akan memberikan gambaran kepada pembaca mengenai isi siaran pers.
-
Lakukan Pengecekan Ulang
Lakukan pengecekan ulang setelah selesai menulis siaran pers untuk perusahaan, hal ini juga berlaku pada contoh press release kegiatan kampus. Jika terdapat banyak kesalahan ketik akan terlihat tidak profesional. Pengecekan ulang bertujuan untuk mengurangi kesalahan-kesalahan tersebut.
-
Cantumkan Narahubung
Anda juga perlu mencantumkan narahubung dalam rilis agar media dapat menghubungi sewaktu-waktu bila memerlukan informasi tambahan. Tidak perlu khawatir karena narahubung hanya akan mengkonfirmasi saja.
-
Jalin Kemitraan dengan Media
Hal penting lainnya yang berkaitan dengan contoh press release yaitu menjalin kemitraan dengan media. Hal ini penting, sebab media cetak memiliki jadwal khusus untuk merilis dan mencetaknya. Siaran pers harus Anda kirimkan kepada pihak media tepat waktu. Semakin cepat proses press release, maka besar peluangnya untuk mendapatkan pemberitaan tinggi.
Kendala dalam Penulisan Siaran Pers
Kendala yang sering terjadi saat menyusun siaran pers yaitu keabsahan data. Oleh karena itu, selalu lakukan pengecekan terutama angka dari data yang akan Anda publikasi. Anda bisa berkomunikasi dengan tim terkait untuk meminimalisir kesalahan. Selain itu, Anda juga bisa membuat draft terlebih dahulu agar mengetahui poin-poin yang akan disusun.
Pembuatan contoh press release harus Anda susun dengan cermat. Pemilihan judul, kata dan penulisan harus sesuai dengan kaidah EYD. Untuk menghindari kesalahan, maka lakukan pengecekan sebelum mengeluarkan siaran pers.
