Inspirasi Tanpa Batas

Menjaga Kerahasiaan Email Perusahaan Dari Pihak ke Tiga

Menjaga Kerahasiaan Email Perusahaan Dari Pihak ke Tiga
0 47

Entrepreneur dalam era teknologi menjalankan kegiatan bisnisnya dengan dibantu teknologi. Salah satu produk teknologi yang paling sering digunakan dalam menunjang segala kegiatan entrepreneur adalah email. Bertukar email merupakan suatu rutinitas harian yang sudah jamak ditemui.

Tapi, tak semua entrepreneur mengetahui dan menyadari ternyata kerahasiaan informasi yang dipertukarkan dengan pihak luar juga sama penting dengan keberlangsungan bisnis mereka. Berinvestasi pada aspek keamanan informasi bisnis patut menjadi salah satu prioritas sang entrepreneur.

Resiko yang harus dihadapi saat bertukar informasi dengan email ialah penyadapan di tengah proses penyampaian pesan, yang mungkin Anda tak pernah sadari. Kedua, salinan dan sisa pesan Anda di komputer atau ponsel dapat diakses juga oleh mereka yang iseng atau juga yang berniat jahat.

Jadi apa yang mesti Anda lakukan jika ingin email Anda yang rahasia ke rekan bisnis atau karyawan tak bocor ke pihak ketiga yang tidak Anda inginkan? Baca uraian berikut ini.

Waspadai pihak yang mengintai

Komputer memberikan akses dengan mudah menuju komunikasi email. Siapapun yang dengan kebetulan dapat masuk dalam sistem Anda, apakah itu saat Anda sedang menulis email atau saat Anda sedang tak di hadapan monitor komputer, bisa juga berpotensi membaca pesan email Anda yang tengah diketik atau terkirim, atau pesan email yang masuk ke inbox Anda. Maka Anda harus mengambil langkah pengamanan untuk meminimalkan resiko bocornya informasi ini.

Untuk para pemula, jangan pernah tinggalkan email client Anda terbuka tanpa pengawasan atau setidaknya jangan biarkan terbuka sehingga mudah untuk dibaca oleh orang lain. Minimalkan (minimize) jendelanya. Entah Anda menggunakan aplikasi Microsoft Outlook atau juga sistem email berbasis web seperti Gmail, Anda harus menyembunyikan jendela dan menutupnya.

Anda harus memastikan pihak yang iseng dapat mengetahui informasi dalam layar Anda. Ketika Anda meninggalkan komputer Anda selama periode waktu yang sangat lama. Banyak orang mengetahui cara mematikan komputer dan menguncinya dengan kata kunci ketika meninggalkan kantor. Dan mungkin saat harus makan siang, namun mereka mungkin akan lengah saat beberapa menit mengobrol di meja kerja rekan yang lain.

Untuk pencegahan, Anda harus menggunakan screensaver yang diatur untuk muncul sebelum misalnya 15 menit. Saat mouse dipakai atau juga keyboard disentuh dalam waktu lebih lama dari 15 menit, akan muncul kotak kata kunci untuk mengakses komputer tersebut.

Selain hal tersebut, jangan gunakan macam kata yang mudah ditebak sebagai kata kunci. Jangan juga gunakan kata-kata yang dapat ditemukan dengan mudah dalam kamus.

Melindungi e-mail berbasis web

E-mail berbasis web memiliki kelebihan untuk ditampilkan di manapun, kapanpun dan dari perangkat apapun yang terhubung ke dunia maya. Sayangnya, resikonya juga ada.

Pada komputer apapun, terutama pada komputer umum atau yang yang berbagi seperti di hotel atau perpustakaan, pastikan Anda keluar (log out) web email client. Lupa untuk keluar dari akun Anda, berakibat mempermudah orang lain yang menggunakan PC tersebut sesudah Anda untuk membaca dan mengakses informasi diri Anda.

Trik yang lain ialah bersihkan riwayat (history) dan cache dalam program peramban Anda. Ini karena keduanya dapat mengekspos pesan e-mail dengan mudah. Saat Anda menggunakan modus ‘private browsing’, sesi web Anda disini akan lebih aman, karena semua data takkan tersimpan dalam riwayat atau juga cache.

Trik berikut yang dapat digunakan ialah memasang program peramban (browser) alternatif sehingga Anda bisa menggunakan browser selain browser default dalam mengakses e-mail. Orang lain kemungkinan besar akan menggunakan browser default saja.

Enkripsi email

Bagaimanapun Anda mengunci komputer, e-mail Anda tetap berisiko untuk dibajak saat berpindah dri email server ke komputer Anda. Bahaya akan penyadapan muncul.

Anda dapat mencegahnya dengan menggunakan enkripsi. Selama email terenkripsi, pengguna yang tidak berwenang yang mencoba menyadap akan terhalang saat ingin membaca informasi di dalamnya. Tanpa dekripsi yang baik, konten pesan email tidak bisa dibaca.

Untuk email berbasis web (Gmail or Yahoo Mail), Anda dapat menggunakan enkripsi SSL (Secure Sockets Layer). Mayoritas pengguna menggunakan halaman web terenkripsi SSl dengan ikon kunci kecil yang dimunculkan di halaman browser. Atau dengan URL yang diawali dengan “https” daripada “http”.

Microsoft Outlook bisa juga mengirimkan email yang terenkripsi, tapi daripada menggunakan SSL, ia mengandalkan sistem kunci privasi dan juga publik. Pesan akan dienkripsi menggunakan kunci privasi dan hanya si penerima yang memiliki kunci publik yang dapat digunakan untuk menampilkan e-mail itu. Kunci publik dapat dibagikan dengan penerima manapun, tidak peduli mereka menggunakan Outlook ataupun tidak.

Setelah mengirim

Isu keamanan tidak berhenti sampai di situ saja. Setelah mengirimkan e-mail, Anda masih perlu melindungi kerahasiaannya dengan memastikan penerima tak meneruskan (forward) e-mail itu. Ke pihak lain atau berbagi pesan itu ke orang lain.

Microsoft Outlook memiliki fitur IRM (information rights management) yang memungkinkan pengguna seperti kita untuk mengendalikan e-mail yang telah dikirimkan. Saat Anda mengetikkan e-mail di Outlook 2013, pilihlah “Options” pada bar menu, klik panah di bawah Permission, dan pastikan untuk memilih opsi “Do Not Forward”. Penerima yang tidak menggunakan email client yang mendukung IRM dari Microsoft harus mengunduh add-on rights management untuk Internet Explorer untuk menampilkan email. (dhirga)

Komentar
Memuat...